DAL 25 MAGGIO 2018 E’ IN VIGORE IL NUOVO REGOLAMENTO EUROPEO INERENTE IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

GDPR, nuovo regolamento privacy: cosa cambia dal 25 maggio 2018

Il GDPR è il nuovo regolamento in materia di privacy che dovrà essere applicato in tutta Europa dal 25 maggio 2018; tra le novità introduce maggiori tutele per i consumatori e maggiori responsabilità per le imprese.

Ad aiutarci a capire cosa cambia è la guida dell’Autorità Garante, che sviluppa per punti quali sono le nuove disposizioni introdotte.

Cerchiamo di seguito di capire alcune delle principali novità, che riguarderanno anche le PMI.

1. Informativa 
Tra le principali novità del nuovo regolamento UE sulla privacy vi sono le nuove regole in materia di informativa e consenso: dovrà essere chiara e di facile comprensione e per fare ciò si potrà fare uso anche di icone (che tuttavia dovranno essere le stesse in tutta Europa).

Prendiamo ad esempio il caso di un’agenzia viaggi: l’informativa al trattamento dei dati dovrà spiegare in maniera semplice e con un linguaggio di facile comprensione come saranno utilizzati i dati e per quanto tempo saranno conservati nelle banche dati.

Se tali dati saranno utilizzati con finalità di marketing, ovvero qualora dovessero essere condivisi con altre aziende che si occupano del settore viaggi e tempo libero, nell’informativa privacy dovrà essere indicato in maniera esplicita ai clienti che i propri dati potrebbero essere trasferiti a terzi per finalità di marketing. Nel caso di mancanza di consenso l’agenzia viaggi non potrà comunicare i dati all’azienda terza.

2. Consenso
Il consenso al trattamento dei dati personali dovrà essere preventivo e inequivocabile, così come previsto già oggi. Quel che cambia è la modalità per esprimerlo: non varrà mai la regola del chi tace acconsente, il consenso dovrà essere esplicito e mai basato ponendo all’interessato una serie di opzioni già selezionate.

Se l’azienda, negli anni precedenti, ha raccolto il consenso dei propri clienti utilizzando il sistema di caselle precompilate dovrà chiedere ai clienti già “consenzienti” l’autorizzazione al trattamento dei dati utilizzando le nuove modalità previste dal GDPR.

Il consumatore potrà revocare il proprio consenso in ogni momento e l’azienda sarà obbligata a cancellare tutti i dati raccolti.

Ancora, il nuovo regolamento sulla privacy, prevede modifiche anche alle modalità di raccolta del consenso in caso di minori per la fruizione di servizi su internet e social media: per chi ha meno di 16 anni sarà necessario il consenso al trattamento dei genitori o di chi esercita la potestà genitoriale.

3. Portabilità dei dati
Una novità, questa, che interesserà soprattutto i consumatori che secondo quanto previsto dal regolamento privacy consentirà a partire dal 25 maggio 2018 di richiedere il trasferimento dei propri dati personali da un titolare del trattamento ad un altro. Ad esempio si potrà cambiare il provider di posta elettronica senza perdere i contatti e i messaggi salvati, così come ad esempio, nel caso di cambio di gestore dell’energia.

4. Diritto all’oblio e conservazione limitata
In merito al diritto all’oblio, il consumatore potrà richiedere la cancellazione dei propri dati personali online nei casi in cui i dati sono trattati solo sulla base del consenso, se i dati non sono più necessari per gli scopi rispetto ai quali sono stati raccolti, se i dati sono trattati illecitamente oppure se l’interessato si oppone legittimamente al loro trattamento.

Tipico esempio è il caso di richiesta di cancellazione di un articolo pubblicato su internet. Il diritto all’oblio tuttavia sarà escluso qualora si tratti di informazioni di interesse generale o necessari per finalità storiche, statistiche o scientifiche.

Al diritto all’oblio si collega anche un’ulteriore novità prevista dal GDPR: la conservazione dei dati dell’utente\cliente non potrà essere illimitata ma la durata del trattamento dovrà essere collegata alla finalità per la quale è stato richiesto il consenso.

Ad esempio, un’azienda che si occupa di selezione del personale e che richiede il consenso al trattamento dei dati relativi ai curriculum trasmessi, potrà conservare gli stessi per un periodo proporzionato all’attività di ricerca del personale nel medio e lungo termine.

5. Violazione dei dati personali
In caso di data breach il titolare del trattamento dei dati è tenuto a darne comunicazione all’Autorità Garante. Se la violazione dei dati rappresenta una minaccia per i diritti e le libertà delle persone, il titolare dovrà informare in modo chiaro, semplice e immediato anche tutti gli interessati e offrire indicazioni su come intende limitare le possibili conseguenze negative.

Un esempio potrebbe essere il caso di un’azienda che si occupa di servizi di archiviazione in cloud. n questo caso sarà necessario prima notificare la violazione dei dati al cliente e questi, in quanto titolare del trattamento dei dati, dovrà darne comunicazione agli interessati e informare il Garante.

Privacy, chi è il DPO e quando deve essere nominato

Tra le novità introdotte dal GDPR vi è il DPO (Data Protection Officer – Responabile della protezione dei dati), una figura definita come l’alleato nella tutela dei dati del cliente.

Le funzioni del DPO, e i casi in cui deve essere nominato entro il 25 maggio 2018, sono contenute all’interno del Regolamento sulla Privacy. L’istituzione di tale figura è necessaria nei seguenti casi:

• quando il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali;
• quando le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala;
• quando le attività principali del Titolare del trattamento o del Responsabile del trattamento consistono nel trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9 (dati particolari | sensibili) o di dati relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10.

Il Responsabile della protezione dei dati potrà esser nominato internamente o esternamente all’azienda e dovrà esser dotato di competenze giuridiche, informatiche, di gestione del rischio e analisi dei processi.

Il suo compito sarà quello di gestire il trattamento dei dati raccolti dall’azienda, nel rispetto della normativa sulla privacy.

I soggetti pubblici e privati dovranno comunicare al Garante il nome del DPOqualora designato; questo perché, sulla base dell’articolo 39, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento, il Responsabile della Protezione dei Dati funge da punto di contatto fra il singolo ente o azienda e il Garante.

Sul sito www.garanteprivacy.it è disponibile una procedura online per la comunicazione del nominativo.

PMI esonerate dall’obbligo di tenuta del registro dei trattamenti

Il nuovo regolamento sulla privacy introduce, a partire dal 25 maggio 2018, l’obbligo di tenuta del registro dei trattamenti. Si tratta di un documento all’interno del quale bisognerà indicare le caratteristiche del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento: potrà essere utilizzato a fini di controllo ma serve soprattutto all’impresa come strumento di valutazione delle attività poste in essere.

L’obbligo di tenuta del registro riguarda tutti i titolari e responsabili del trattamento dei dati personali, ad esclusione delle PMI con meno di 250 dipendenti.

L’obbligo, tuttavia, si estende anche alle piccole e medie imprese qualora il trattamento dei dati si configuri come un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, qualora il trattamento non sia occasionale o se riguardi particolari tipologie di dati.